Aineiston säilyttämisessä ja sen suunnittelussa on tärkeä huomioida seuraavat näkökulmat:
Tutkimusaineistoa sisältävät tiedostot tulee nimetä ja järjestää kansioihin niin, että vältetään virheitä ja sekaannuksia aineistojen tulkinnassa ja käytössä. Lisäksi huomioidaan tutkimusaineiston jakamisen helppous eri toimijoiden kesken. Tavoitteena on taata tutkimusaineiston löydettävyys ja käytettävyys tarvittaessa vielä projektin päättymisen jälkeen.
Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luotettava säilytys.
Systemaattinen aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset aineistojen mahdolliselle jatkokäytölle.
Voit varmistaa tiedostonimien ymmärrettävyyden kysymällä kollegalta ymmärtääkö hän pelkän nimen perusteella, mitä tiedosto sisältää.
Hyvin suunniteltu ja selkeästi nimetty kansiorakenne helpottaa tiedon organisointia ja tekee siitä helposti löydettävää. Intuitiivinen rakenne tarjoaa yleiskuvan projektin sisällöstä ja varmistaa, että sekä nykyiset että tulevat projektiryhmän jäsenet ymmärtävät, mitä tietoja on saatavilla.
Jotta kansiorakenne tukee projektin tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla, sen suunnittelu tulee aloittaa jo projektin alkuvaiheessa. Johdonmukaisen kansiorakenteen soveltaminen kaikkiin projekteihin parantaa tiedonhallinnan tehokkuutta ja yhtenäisyyttä.
Alla olevista esimerkeistä voit tarvittaessa ottaa mallia ja valita omaan projektiisi sopivat alikansiot. Muista, että voit luoda myös käyttäjäkohtaisia alikansiota yleisten kansioiden lisäksi. Jos sinulla on useampi projekti käynnissä samanaikaisesti, yläkansio kannattaa nimetä projektin nimellä pelkän projekti-sanan sijaan.
projekti/
raakadata/
dokumentointi/
prosessoitava_data/
alikansio_1/
alikansio_2/
tuotokset/
project/
code/ code needed to go from input files to final results
data/ primary data
raw/ raw data, never edit!
meta/
doc/ documentation of the study
intermediate/ output files from intermediate analysis steps
logs/ logs from the different analysis steps
notebooks/ notebooks that document your day-to-day work
results/ output from workflows and analyses
figures/
reports/
tables/
scratch/ temporary files that can safely be deleted
README.txt file and folder description
Tutkimusaineiston tallentamiseen, avaamiseen ja jakamiseen on tarjolla erilaisia vaihtoehtoja. Näistä osa on Turun ammattikorkeakoulun ylläpitämiä ja tukemia palveluita, osa taas on Turun ammattikorkeakoulun suosittelemia palveluita, joiden ylläpidosta ja tuesta vastaa CSC.
Sopivan palvelun valintaan vaikuttavat esim. millaista aineistoa tallennetaan, paljonko sitä on ja keiden pitää voida käsitellä sitä. Alla olevilla välilehdillä näet, mitä tutkimusaineistoille tarkoitettuja tallennusratkaisuja on tarjolla Turun AMK:n henkilökunnalle. Osa palveluista on Turun AMK:n hankkimia ja osan tarjoaa CSC kaikille korkeakoulutoimijoille.
Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluonteisesta aineistosta. Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tahattoman tai tahallisen tuhoutumisen, vahingoittumisen, muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
Varmuuskopiointi on osa tietoturvaa, aineistosta kannattaa säilyttää useampi kuin yksi kopio, jotta et menetä kaikkea työtä, jos käsittelemäsi tiedosto tuhoutuu tahattomasti tai tahallisesti.
Lisätietoa: Tietoarkisto, Aineistonhallinnan käsikirja - Fyysinen säilytys - Tietoturva
CSC tarjoaa kattavasti erilaisia digitaalisia ratkaisuja korkeakouluissa tehtävän tutkimus-, kehitys- ja opetustyön tueksi. Palveluiden käyttämiseksi pitää rekisteröityä My CSC -palveluun HAKA-tunnuksilla. Kun olet rekisteröitynyt palveluun, voit luoda projektin, jolle haet oikeuksia sopivien CSC:n tarjoamien digitaalisten ratkaisujen käyttöön. Voit tutustua tarkemmin My CSC -palvelun käyttöönottoon lukemalla CSC:n tarjoamat ohjeet. Sopivan digitaalisen ratkaisun valintaan ja käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Turun AMK:n datatukeen datasupport (at) turkuamk.fi. Lisäksi CSC tarjoaa tukea palveluihinsa liittyvissä kysymyksissä osoitteessa servicedesk (at) csc.fi.
CSC tarjoaa ratkaisuja eri käyttötarkoituksiin eri tyyppisille aineistoille. Kaikki CSC:n palvelut soveltuvat henkilötietojen käsittelyyn, mutta arkaluonteisia henkilötietoja voi käsitellä vain arkaluonteisen datan käsittelyyn tarkoitetuissa palveluissa. CSC:n tallennuspalvelut löytyvät alta välilehdiltä CSC:n aineistopalvelut ja CSC:n palvelut arkaluonteiselle aineistolle.
Alla oleville välilehdille on taulukoitu keskeisimpiä tutkimusaineiston tallennuspaikkoja eri käyttötarkoituksia varten. Palvelut on jaoteltu omiin taulukoihin sen mukaan, voiko niissä käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja tai arkaluonteista/sensitiivistä aineistoa.
| Turun AMK:n tallennusratkaisut henkilökunnalle | Käyttötarkoitus | Jakaminen | Varmuuskopiointi | Versionhallinta |
| Home (Z) | Henkilökohtainen tallennustila, joka on käytettävissä vain Turun AMK:n verkossa | Ei | Kyllä | Ei |
| Group (R) | Tutkimusryhmille ja hankkeille tarkoitettu tallennustila, joka on käytettävissä vain Turun AMK:n verkossa | Rajoituksin | Kyllä | Ei |
| B2DROP | Ensisijaisesti TKI-hankkeissa syntyvien ja käsiteltävien aineistojen säilyttämiseen tarkoitettu, pilvipalvelupohjainen tallennustila. Kirjautuminen Haka-tunnuksilla. Tallennustilaa haetaan lisää ottamalla yhteyttä osoitteeseen datasupport (at) turkuamk.fi. |
Kyllä | Ei | Kyllä |
| Teams | Ryhmille tarkoitettu pilvipohjainen tallennustila, joka on ensisijaisesti tarkoitettu ryhmän sisäiseen viestintään ja yhteisten dokumenttien työstämiseen. | Kyllä | Ei | Kyllä |
| OneDrive | Henkilökohtainen tallennustila, joka on ensisijaisesti tarkoitettu dokumenttien tallentamiseen, työstämiseen ja jakamiseen. | Kyllä | Ei | Kyllä |
| CSC:n tarjoamat ratkaisut aineistojen avaamiseen, tallentamiseen ja jakamiseen |
Käyttötarkoitus | Lisätietoa palvelusta |
| Fairdata IDA | Turvallinen tallennuspalvelu erilaisille tutkimusaineistoille, joka soveltuu käytettäväksi TKI-hankkeen ollessa aktiivinen. Palvelu tukee tutkimusaineiston avaamista, sillä avattavaksi tarkoitettu aineisto voidaan jäädyttää ja säilyttää palvelussa hankkeen päätyttyä. | Fairdata IDA |
| Fairdata Qvain | Työkalu tutkimusaineistojen kuvailemiseen. Palvelussa voi kuvailla IDA-palveluun tallennettua aineistoa, mutta sitä voi käyttää myös muualle tallennettujen aineistojen kuvailemiseen. Kuvaillun tutkimusaineiston metatiedot saadaan näkyviin Fairdata Etsin-palvelussa. | Qvain |
| Fairdata PAS | Palvelu tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytykseen kymmenien ja jopa satojen vuosien ajan. Aineiston sopivuus palvelussa säilyttämiseen arvioidaan ennen päätöksen tekemistä pitkäaikaissäilytyksestä. | PAS |
| cPouta | Palvelu, jossa voi käyttää virtuaalikoneita, tallennustilaa ja suurteholaskentaa erilaisiin tarpeisiin. Mahdollistaa esimerkiksi palveluiden ja alustojen kehittämisen osana TKI-hankkeita. Infrastructure-as-a-service -tyyppinen tallennus- ja käsittely/laskentaympäristö. | cPouta |
| Funet Filesender | Selainpohjainen tiedonjakopalvelu, jota voi käyttää jopa satojen gigatavujen suuruisten tiedostojen siirtämiseen. | Funet Filesender |
| CSC:n tarjoamat ratkaisut arkaluonteisen datan tallentamiseen ja jakamiseen |
Käyttötarkoitus | Lisätietoa palvelusta |
| SD Services | Tietoturvallinen palvelukokonaisuus arkaluonteisen datan tallentamiseen, jakamiseen ja analysointiin TKI-hankkeen jäsenten kesken. Soveltuu käytettäväksi tutkimuksen ollessa aktiivinen. | SD Services |
| ePouta | Korkeakoulun sisäverkkoon kytkettävä ratkaisu, joka tarjoaa mahdollisuuden käyttää virtuaalikoneita ja tallennustilaa arkaluonteiselle datalle. Infrastructure-as-a-service -tyyppinen tallennus- ja käsittely/laskentaympäristö. | ePouta |
Tässä oppaassa on Turun AMK:n ohjeet aineistonhallinnasta.
Opas on päivitetty syksyllä 2024.
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä. Ei koske kuvia tai videoita, ellei erikseen mainittu.
