Hyvin toteutettu aineistonhallinta säästää aikaa ja vähentää esimerkiksi tietosuojaan tai projektin tavoitteiden saavuttamiseen liittyviä riskejä. Mitä dataintensiivisempi projekti, sitä todennäköisemmin projektin onnistuminen riippuu laadukkaasta aineistonhallinnasta.
Projektin toteutusvaiheessa kannattaa palata systemaattisesti ja usein projektin aineistonhallintasuunnitelmaan ja muokata sitä tarpeen mukaan. Suunnitelmien muuttuminen toteutusvaiheessa saattaa myös johtaa siihen, että aikaisemmin sovittuihin asioihin on tarvetta tehdä muutoksia. Myös nämä muutokset on hyvä pystyä ennakoimaan, jotta TKI-aineiston tuottaminen ja hyödyntäminen eivät turhaan kärsi ylimääräisistä aikatauluun liittyvistä tai teknisistä haasteista.
Ota projektin toteutuksen aikana huomioon ainakin seuraavat käytännön näkökulmat:
Varsinaisen TKI-aineiston lisäksi on hyvä pohtia, miten projektin kulku ja työmenetelmät dokumentoidaan ja miten ne voitaisiin mahdollisesti saattaa avoimiksi. Hyvällä dokumentoinnilla varmistetaan tutkimuksen/projektin toistettavuus – sekä oman organisaation sisällä että sen ulkopuolella – ja tiedonvälitys esim. projektin uusille työntekijöille. Dokumentointia kannattaa tehdä muistiinpanojen, valokuvien yms. avulla vaikkapa seuraavista näkökulmista:
Dokumentoinnissa kannattaa seurata oman tieteenalan käytäntöjä. Joka tapauksessa TKI-aineiston yhteyteen voi yksinkertaisesti luoda readme-tiedoston, jossa kuvataan aineistokokonaisuus ja sen dokumentointi kokonaisuutena.
Avoimen tieteen kehittyminen on vahvistanut itsenäisten data-artikkelien asemaa. Data-artikkeli on tekstiltään tavallista journal-artikkelia lyhyempi kuvaus artikkelin yhteydessä avatusta aineistosta. Sellaisenaan data-artikkeli on hyvä tapa saavuttaa aineistolleen lisää näkyvyyttä perinteisen julkaisun muodossa. Julkaisemisen osalta kannattaa myös harkita metodiblogin kirjoittamista – se on näppärä vaihtoehto TKI-prosessin dokumentoinnille ja osaltaan lisää merkittävästi TKI-aineiston uudelleenkäytettävyyttä.
Projektin aikana on hyvä kiinnittää erityistä huomiota metatietojen tuottamiseen ja rikastamiseen, sillä projektin ja aineistonhallinnan lopussa tarvittavia metatietoja on hyvin vaikea luoda tyhjästä. Metatiedot tulee luoda riippumatta siitä, avataanko varsinaista TKI-aineistoa vai ei, sillä metatietoja tarvitaan myös oman organisaatiomme käyttäessä aineistoja. Käytämme lähtökohtaisesti CSC:n Fairdata-palvelukokonaisuuteen kuuluvassa Qvain-palvelussa käytössä olevaa metadataformaattia.
Toisaalta vaikka itse TKI-aineistoa ei avattaisikaan, pelkät metatiedot avaamalla viestimme kiinnostuksenkohteistamme sekä annamme mahdollisuuden ulkopuolisille tahoille pyytää meiltä lupaa käyttää aineistoamme tai ehdottaa uutta yhteistyötä. Lähtökohtaisesti kaikki metatiedot kannattaa avata, mutta esimerkiksi yritysten kanssa toimiessa on hyvä pitää mielessä, että yritykset eivät välttämättä halua julkaista edes jonkin tietyn aiheen ympärillä tehtyä aineistotyötä, saati itse tuloksia.
TKI-aineiston yhteiskäytön aikana on syytä pitää hyvää huolta käyttöoikeuksista. Käyttöoikeuksia aineistoon kannattaa jakaa suunnitelmallisesti ja harkiten. Joidenkin yhteiskäyttötyökalujen mahdollistamat määräaikaiset linkit ovat kätevä tapa myöntää tarpeen mukaan pääsy aineistoon. Sensitiivisten aineistojen kohdalla käyttöoikeuksien rajaaminen on erityisen tärkeää.
Viimeistään kun TKI-aineistoja avataan repositoriossa (data-arkistoissa, tietovarastoissa) tulee kiinnittää huomiota siihen, että aineisto saa pysyvän tunnisteen. Pysyvä tunniste on julkaisujen ISBN-numeroon rinnastuva merkkisarja, joka toimii samalla linkkinä kulloinkin kyseessä olevaan TKI-aineistopakettiin. Näin pakettiin voidaan viitata yksiselitteisesti ja luotettavasti.
Tutkimusaineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt sisältävät tiedostojen nimeämisen ja tiedostojen järjestämisen kansioihin, jotta
Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.
| Tiedostojen organisointi ja nimeäminen |
|
Systemaattinen aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset aineistojen mahdolliselle jatkokäytölle. |
| Tiedostomuodon valinta |
|
Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat: Teksti: txt, odt, rtf, PDF/A, html, xml Tilastot/taulukot: csv, dat, tab, ods Kuva: jpeg, tiff, png, dng Video: MPEG-4 (.mp4), dpx Ääni: FLAC, aif, aac Lisätietoa: Tietoarkisto: AIneistonhallinnan käsikirja - Tiedostoformaatit ja ohjelmistot |
| Dokumentointi |
Aineiston hyvällä dokumentoinnilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys. Dokumentoitavia asioita ovat mm.
|
Datan yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu. Myös kuvat saattavat olla hyvä tapa dokumentoida tutkimusaineistoa. Lisätietoa: Tietoarkisto: Aineistonhallinnan käsikirja - Aineiston kuvailu ja metadata
|
Tiedostojen tallentamiseen, avaamiseen ja jakamiseen on tarjolla erilaisia vaihtoehtoja. Näistä osa on Turun ammattikorkeakoulun ylläpitämiä ja tukemia palveluita, osa taas on Turun ammattikorkeakoulun suosittelemia palveluita, joiden ylläpidosta ja tuesta vastaa CSC.
Sopivan palvelun valintaan vaikuttavat esim. millaista dataa tallennetaan, paljonko sitä on sekä hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet.
| Turun AMK:n tallennusratkaisut henkilökunnalle | Käyttötarkoitus | Jakaminen | Varmuuskopiointi | Versionhallinta |
| Home (Z) | Henkilökohtainen tallennustila, joka on käytettävissä vain Turun AMK:n verkossa | Ei | Kyllä | Ei |
| Group (R) | Tutkimusryhmille ja hankkeille tarkoitettu tallennustila, joka on käytettävissä vain Turun AMK:n verkossa | Rajoituksin | Kyllä | Ei |
| B2DROP | Ensisijaisesti TKI-hankkeissa syntyvien ja käsiteltävien aineistojen säilyttämiseen tarkoitettu, pilvipalvelupohjainen tallennustila. Kirjautuminen Haka-tunnuksilla. Tallennustilaa haetaan hankkeen tarpeisiin ottamalla yhteyttä osoitteeseen datasupport (at) turkuamk.fi. | Kyllä (muille organisaation jäsenille) | Ei | Kyllä |
| Teams | Ryhmille tarkoitettu pilvipohjainen tallennustila, joka on ensisijaisesti tarkoitettu ryhmän sisäiseen viestintään ja yhteisten dokumenttien työstämiseen. | Kyllä | Ei | Kyllä |
| OneDrive | Henkilökohtainen tallennustila, joka on ensisijaisesti tarkoitettu dokumenttien tallentamiseen, työstämiseen ja jakamiseen. | Kyllä | Ei | Kyllä |
CSC tarjoaa kattavasti erilaisia digitaalisia ratkaisuja korkeakouluissa tehtävän tutkimus-, kehitys- ja opetustyön tueksi. Palveluiden käyttämiseksi pitää rekisteröityä My CSC -palveluun, mikä onnistuu Haka-tunnuksilla. Kun on rekisteröitynyt palveluun, voi luoda projektin, jolle haetaan oikeutta sopivan palvelun käyttöön. Palvelun valintaan ja käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Turun AMK:n datatukeen (datasupport (at) turkuamk.fi). Lisäksi CSC tarjoaa tukea palveluihin liittyvissä kysymyksissä (servicedesk (at) csc.fi).
CSC tarjoaa ratkaisuja eri käyttötarkoituksiin eri tyyppisille aineistoille. Alla olevissa palveluissa esitellään näistä keskeisimmät. Palvelut on jaoteltu omiin taulukoihin sen mukaan, voiko niissä käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja tai arkaluonteista/sensitiivistä dataa. Kaikki palvelut soveltuvat henkilötietojen käsittelyyn mutta arkaluonteisia henkilötietoja voi käsitellä vain arkaluonteisen datan käsittelyyn tarkoitetuissa ratkaisuissa.
| CSC:n tarjoamat ratkaisut arkaluonteisen datan tallentamiseen ja jakamiseen |
Käyttötarkoitus | Lisätietoa palvelusta |
| SD Services | Tietoturvallinen palvelukokonaisuus arkaluonteisen datan tallentamiseen, jakamiseen ja analysointiin TKI-hankkeen jäsenten kesken. Soveltuu käytettäväksi tutkimuksen ollessa aktiivinen. | SD Services |
| ePouta | Korkeakoulun sisäverkkoon kytkettävä ratkaisu, joka tarjoaa mahdollisuuden käyttää virtuaalikoneita ja tallennustilaa arkaluonteiselle datalle. Infrastructure-as-a-service -tyyppinen tallennus- ja käsittely/laskentaympäristö. | ePouta |
| CSC:n tarjoamat ratkaisut aineistojen avaamiseen, tallentamiseen ja jakamiseen |
Käyttötarkoitus | Lisätietoa palvelusta |
| Fairdata IDA | Turvallinen tallennuspalvelu erilaisille tutkimusaineistoille, joka soveltuu käytettäväksi TKI-hankkeen ollessa aktiivinen. Palvelu tukee tutkimusaineiston avaamista, sillä avattavaksi tarkoitettu aineisto voidaan jäädyttää ja säilyttää palvelussa hankkeen päätyttyä. | Fairdata IDA |
| Fairdata Qvain | Työkalu tutkimusaineistojen kuvailemiseen. Palvelussa voi kuvailla IDA-palveluun tallennettua aineistoa, mutta sitä voi käyttää myös muualle tallennettujen aineistojen kuvailemiseen. Kuvaillun tutkimusaineiston metatiedot saadaan näkyviin Fairdata Etsin-palvelussa. | Qvain |
| Fairdata PAS | Palvelu tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytykseen kymmenien ja jopa satojen vuosien ajan. Aineiston sopivuus palvelussa säilyttämiseen arvioidaan ennen päätöksen tekemistä pitkäaikaissäilytyksestä. | PAS |
| cPouta | Palvelu, jossa voi käyttää virtuaalikoneita, tallennustilaa ja suurteholaskentaa erilaisiin tarpeisiin. Mahdollistaa esimerkiksi palveluiden ja alustojen kehittämisen osana TKI-hankkeita. Infrastructure-as-a-service -tyyppinen tallennus- ja käsittely/laskentaympäristö. | cPouta |
| Funet Filesender | Selainpohjainen tiedonjakopalvelu, jota voi käyttää jopa satojen gigatavujen suuruisten tiedostojen siirtämiseen. | Funet Filesender |
Tietoturva
Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluonteisesta aineistosta.
Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen, muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.
Kaikki merkittävät aineistonhallinnan toimet on syytä tehdä projektin toteutusvaiheen aikana. Käytännössä tämä voi kuitenkin olla hankalaa aikatauluun tai tulosten julkaisemiseen liittyvistä syistä. TKI-aineiston omistajan tulee projektin päättymisenkin jälkeen viedä loppuun projektin aikana tehdyt päätökset TKI-aineiston mahdollisesta säilyttämisestä, tuhoamisesta, avaamisesta ja arkistoinnista.
Projektissa syntynyt TKI-aineisto on tärkeää saada hyötykäyttöön projektin tavoitteiden saavuttamisen jälkeenkin. Tämä voi tapahtua oman organisaation sisällä esimerkiksi tutkimusryhmätoiminnan tai koulutuksen kautta, mutta se voi tapahtua myös avatun aineiston avulla oman organisaation ulkopuolella. Aineistojen käyttöastetta on hyvä seurata projektin päättymisenkin jälkeen.
TKI-aineiston suhde arkistointiin on tällä hetkellä tulkinnanvarainen. Kansallisarkisto näkee TKI-aineistot arkistoitavina tuloksina, mutta toisaalta kaikkea dataa ei ole tarkoituksenmukaista arkistoida (vrt. esim. sensoreiden raakadata).
Ota yhteyttä aineistonhallinnan asiantuntijoihin sähköpostilla datasupport@turkuamk.fi.
Autamme mielellämme!
Kaikkea aineistoa ei välttämättä tarvitse kerätä itse. Sopivaa aineistoa voi olla jo tarjolla, esim. rekisteriaineistoja tai erilaisista data-arkistoista saatavilla olevaa avointa dataa, ks. esim.
Etsin - Tutkimusaineistojen hakupalvelu (CSC)
Aila - Tietoarkiston hakupalvelu
Kansainvälisiä tutkimusdata-arkistoja
Turun AMK:n aineistonhallinnan oppaan tekemisessä on hyödynnetty soveltuvin osin seuraavia oppaita:
Turun AMK:n aineistonhallinnan oppaan käyttöoikeudet:
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä. Ei koske kuvia tai videoita, ellei erikseen mainittu.