Huomioi aineiston säilyttämisessä ja sen suunnittelussa seuraavat näkökulmat:
Lisäksi kannattaa varmistaa, että tutkimusaineiston jakaminen eri toimijoiden kesken on mahdollisimman helppoa. Tavoitteena on taata tutkimusaineiston löydettävyys ja käytettävyys tarvittaessa vielä projektin päättymisen jälkeen.
Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistat tiedon luotettavan säilytyksen.
Järjestelmällinen aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset aineistojen mahdolliselle jatkokäytölle.
Voit varmistaa tiedostonimien ymmärrettävyyden kysymällä kollegalta ymmärtääkö hän pelkän nimen perusteella, mitä tiedosto sisältää.
Hyvin suunniteltu ja selkeästi nimetty kansiorakenne helpottaa tiedon organisointia ja tekee siitä helposti löydettävää. Intuitiivinen rakenne tarjoaa yleiskuvan projektin sisällöstä ja varmistaa, että nykyiset ja tulevat projektiryhmän jäsenet ymmärtävät, mitä tietoja on saatavilla.
Aloita kansiorakenteen suunnittelu jo projektin alkuvaiheessa, jotta kansiorakenne tukee projektin tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla. Johdonmukaisen kansiorakenteen käyttö kaikissa projekteissa parantaa tiedonhallinnan tehokkuutta ja yhtenäisyyttä.
Alla olevista esimerkeistä voit tarvittaessa ottaa mallia ja valita omaan projektiisi sopivat alikansiot. Muista, että voit luoda myös käyttäjäkohtaisia alikansiota yleisten kansioiden lisäksi. HUOM: Jos sinulla on useampi projekti käynnissä samanaikaisesti, yläkansio kannattaa nimetä projektin nimellä pelkän projekti-sanan sijaan.
projekti/
raakadata/
dokumentointi/
prosessoitava_data/
alikansio_1/
alikansio_2/
tuotokset/
project/
code/ code needed to go from input files to final results
data/ primary data
raw/ raw data, never edit!
meta/
doc/ documentation of the study
intermediate/ output files from intermediate analysis steps
logs/ logs from the different analysis steps
notebooks/ notebooks that document your day-to-day work
results/ output from workflows and analyses
figures/
reports/
tables/
scratch/ temporary files that can safely be deleted
README.txt file and folder description
Tutkimusaineiston tallentamiseen, avaamiseen ja jakamiseen on tarjolla erilaisia vaihtoehtoja Turun ammattikorkeakoulun henkilökunnalle. Näistä osa on Turun AMK:n ylläpitämiä ja tukemia palveluita, osa taas on Turun AMK:n suosittelemia palveluita, joiden ylläpidosta ja tuesta vastaa CSC.
Kun valitset sopivaa palvelua, mieti esimerkiksi millaista aineistoa tallennat, paljonko sitä on ja keiden pitää voida käsitellä sitä.
Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluonteisesta aineistosta. Tietoturva on varmistettu, kun toimillasi estät aineiston tahattoman tai tahallisen tuhoutumisen, vahingoittumisen, muuttumisen tai varastamisen sekä hallinnoit pääsy- ja käyttöoikeuksia.
Varmuuskopiointi on osa tietoturvaa. Säilytä useampi kuin yksi kopio aineistosta eri paikoissa, jotta et menetä kaikkea työtä, jos käsittelemäsi tiedosto tuhoutuu tahattomasti tai tahallisesti.
Lisätietoa: Tietoarkisto, Aineistonhallinnan käsikirja - Fyysinen säilytys - Tietoturva
CSC tarjoaa kattavasti erilaisia digitaalisia ratkaisuja korkeakouluissa tehtävän tutkimus-, kehitys- ja opetustyön tueksi. Palveluiden käyttämiseksi pitää rekisteröityä My CSC -palveluun HAKA-tunnuksilla. Kun olet rekisteröitynyt palveluun, voit luoda projektin, jolle haet oikeuksia sopivien CSC:n tarjoamien digitaalisten ratkaisujen käyttöön. Voit tutustua tarkemmin My CSC -palvelun käyttöönottoon lukemalla CSC:n tarjoamat ohjeet.
CSC tarjoaa ratkaisuja eri käyttötarkoituksiin eri tyyppisille aineistoille. Kaikki CSC:n palvelut soveltuvat henkilötietojen käsittelyyn, mutta arkaluonteisia henkilötietoja voi käsitellä vain arkaluonteisen datan käsittelyyn tarkoitetuissa palveluissa. CSC:n tallennuspalvelut löytyvät alta välilehdiltä CSC:n aineistopalvelut ja CSC:n palvelut arkaluonteiselle aineistolle.
Sopivan digitaalisen ratkaisun valintaan ja käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Turun AMK:n datatukeen datasupport@turkuamk.fi. Lisäksi CSC tarjoaa tukea palveluihinsa liittyvissä kysymyksissä osoitteessa servicedesk@csc.fi.
Alla oleville välilehdille on taulukoitu keskeisimpiä tutkimusaineiston tallennuspaikkoja eri käyttötarkoituksia varten. Palvelut on jaoteltu omiin taulukoihin sen mukaan, voiko niissä käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja tai arkaluonteista/sensitiivistä aineistoa. Osa palveluista on Turun AMK:n hankkimia ja osan tarjoaa CSC kaikille korkeakoulutoimijoille.
| Turun AMK:n tallennustilapalveluja henkilökunnalle | Käyttötarkoitus | Jakaminen | Varmuuskopiointi | Versionhallinta |
| Home (Z) | Henkilökohtainen tallennustila, joka on käytettävissä vain Turun AMK:n verkossa | Ei | Kyllä | Ei |
| Group (R) | Tutkimusryhmille ja hankkeille tarkoitettu tallennustila, joka on käytettävissä vain Turun AMK:n verkossa | Rajoituksin | Kyllä | Ei |
| B2DROP | Ensisijaisesti TKI-hankkeissa syntyvien ja käsiteltävien aineistojen säilyttämiseen tarkoitettu, pilvipalvelupohjainen tallennustila. Kirjautuminen Haka-tunnuksilla. Tallennustilaa haetaan lisää ottamalla yhteyttä osoitteeseen datasupport (at) turkuamk.fi. |
Kyllä | Ei | Kyllä |
| Teams (Sharepoint) | Ryhmille tarkoitettu pilvipohjainen tallennustila, joka on ensisijaisesti tarkoitettu ryhmän sisäiseen viestintään ja yhteisten dokumenttien työstämiseen. | Kyllä | Ei | Kyllä |
| OneDrive | Henkilökohtainen tallennustila, joka on ensisijaisesti tarkoitettu dokumenttien tallentamiseen, työstämiseen ja jakamiseen. | Kyllä | Ei | Kyllä |
| CSC:n palveluja aineistojen avaamiseen, tallentamiseen ja jakamiseen |
Käyttötarkoitus | Lisätietoa palvelusta |
| Fairdata IDA | Yleisluonteinen säilytyspalvelu erilaisille tutkimusaineistoille. Palvelu tukee tutkimusaineiston avaamista, mutta myös suljettu tutkimusaineisto voidaan säilyttää palvelussa hankkeen päätyttyä. | Fairdata IDA |
| Fairdata Qvain | Työkalu tutkimusaineistojen kuvailemiseen. Palvelussa voi kuvailla IDA-palveluun tallennettua aineistoa, mutta sitä voi käyttää myös muualle tallennettujen aineistojen kuvailemiseen. Kuvaillun tutkimusaineiston metatiedot saadaan näkyviin Fairdata Etsin-palvelussa. | Qvain |
| Fairdata PAS | Palvelu tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytykseen kymmenien ja jopa satojen vuosien ajan. Aineiston sopivuus palvelussa säilyttämiseen arvioidaan ennen päätöksen tekemistä pitkäaikaissäilytyksestä. | PAS |
| cPouta | Palvelu, jossa voi käyttää virtuaalikoneita, tallennustilaa ja suurteholaskentaa erilaisiin tarpeisiin. Mahdollistaa esimerkiksi palveluiden ja alustojen kehittämisen osana TKI-hankkeita. Infrastructure-as-a-service -tyyppinen tallennus- ja käsittely/laskentaympäristö. | cPouta |
| Funet Filesender | Selainpohjainen tiedonjakopalvelu, jota voi käyttää jopa 300 gigatavun suuruisten tiedostojen siirtämiseen. | Funet Filesender |
| CSC:n palveluja arkaluonteisen datan tallentamiseen ja jakamiseen |
Käyttötarkoitus | Lisätietoa palvelusta |
| SD Services | Tietoturvallinen palvelukokonaisuus arkaluonteisen datan tallentamiseen, jakamiseen ja analysointiin TKI-hankkeen jäsenten kesken. Soveltuu käytettäväksi tutkimuksen ollessa aktiivinen. | SD Services |
| ePouta | Ratkaisu, joka voidaan kytkeä korkeakoulun sisäiseen verkkoon, tarjoten projektille mahdollisuuden käyttää virtuaalikoneita ja tallennustilaa arkaluonteisille tiedoille. Infrastructure as a Service -tyyppinen tallennus- ja käsittely-/laskentaympäristö. | ePouta |
Tässä oppaassa on Turun AMK:n ohjeet aineistonhallinnasta.
Opas on päivitetty syksyllä 2024.
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä. Ei koske kuvia tai videoita, ellei erikseen mainittu.
