Siirry pääsisältöön
Näyttää siltä, että selaimesi on Internet Explorer 11 tai vanhempi. Selainta ei tueta, joten käytä muuta selainta.

Turun AMK:n datanhallinnan opas: Datapohjaisen aineiston suunnittelu

Ohjeistus tutkimusmenetelmien ja -infrastruktuurien avoimuudesta

Datanhallinnan suunnittelu Turun ammattikorkeakouluussa

Turun ammattikorkeakoulussa noudatetaan hyvää aineistonhallintatapaa, joka on osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Jokainen ammattikorkeakouluyhteisön jäsen on vastuussa hyvän aineistonhallintatavan noudattamisesta. Hyvällä aineistonhallintatavalla tarkoitetaan sitä, että aineistot ja niiden kuvailut säilyttävät tiedon käyttökelpoisena, luotettavana ja turvallisena koko sen elinkaaren ajan.

Onnistunut TKI-aineistonhallinta on suunnitelmallista toimintaa. Parhaimmillaan TKI-aineistot sekä tukevat projektin tavoitteita että avautuvat projektin ulkopuolisten tahojen hyödynnettäväksi. Aineistonhallintaan liittyvät kustannukset on huomioitava projektin budjetissa.

Jokaisen ammattikorkeakouluyhteisön jäsenen noudattaa aineistonhallinnassa tutkimuseettisiä ohjeita sekä huolehtii luottamuksellisten tietojen suojaamisesta lainsäädännön ja hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti. Projektin vastuuhenkilö vastaa siitä, että tutkimuksessa syntyvien aineistojen omistus- ja käyttöoikeuksia sekä salassapitoa koskevat sopimukset tehdään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, soveltuvin osin jo ennen tutkimushankkeen alkua. Näihin sopimuksiin liittyvät yksityiskohdat kirjataan myös aineistonhallintasuunnitelmaan ja tutkimusaineiston metatietoihin.

Suurissa ja dataintensiivisissä projekteissa voi olla syytä nimetä projektiin erillinen data management officer eli DMO, jonka vastuulla on aineistonhallintasuunnitelman laatiminen, seuraaminen ja päivittäminen sekä aineistonhallinnan käytännön toimet. 

Konsortiosopimus on otollinen paikka sopia TKI-aineiston omistajuudesta ja käyttöoikeuksista. Sopimuksessa on otettava huomioon aineistoihin liittyvät epävarmuustekijät ja löydettävä tasapaino yksityiskohtaisen ennakoivan sopimisen ja joustavien tilanteen mukaan muuttuvien suunnitelmien välillä. Konsortiosopimuksen tulisi myös aina heijastella rahoittajan tahtotilaa ja rahoitusehtoja, jotka toisaalta antavat sopimiselle valmiit hyvät raamit. 

Aineistonhallintasuunnitelma

Aineistonhallintasuunnitelma sisältää tiedon siitä, miten projektissa tai muussa toiminnassa tuotetaan ja hyödynnetään datapohjaisia aineistoja niiden koko elinkaaren ajan. Aineistonhallintasuunnitelma voi käytännössä olla osa projektisuunnitelmaa tai projektisuunnitelmaan liittyvä erillinen dokumentti riippuen siitä, kuinka suuressa roolissa datapohjaiset aineistot ovat projektin toteutuksessa. Aineistonhallintasuunnitelmasta käytetään yleisesti lyhennettä DMP (data management plan).

Aineistonhallintakäytäntöjen tulee ottaa huomioon projektin omat ja projektin rahoittajan lähtökohdat. Ulkoisesti rahoitetussa projektissa asianmukainen aineistonhallintasuunnitelma varmistaa, että projektissa noudatetaan TKI-toimintaa koskevien rahoitusehtojen ja sopimusten lisäksi myös FAIR-periaatteita, hyvää aineistonhallintatapaa, tutkimuseettisiä periaatteita ja lainsäädäntöä. Parhaimmillaan aineistonhallintasuunnitelma on elävä dokumentti, joka huomioi projektin aineistonhallintatarpeet joustavasti ja mahdollistaa TKI-aineistojen hyödyntämisen myös projektin jälkeen. Vaikka rahoittaja ei vaatisi aineistonhallintasuunnitelmaa, se on kuitenkin erittäin käytännöllinen tapa sopia asioista konsortion kesken ja osaltaan varmistaa projektin tulosten vaikuttavuutta.

Aineistonhallintasuunnitelma laaditaan kaikissa Turun ammattikorkeakoulun dataa tuottavissa projekteissa ja muissa toimintamuodoissa. Aineistonhallinnan huolellinen suunnittelu mahdollistaa arkaluonteisenkin aineiston turvallisen käsittelyn koko sen elinkaaren ajan, mukaan lukien projektien jälkeinen jatkokäyttö. Aineistonhallintasuunnitelma tallennetaan TEPPO-projektinhallintajärjestelmään ja sitä päivitetään projektin edetessä.

Erillinen aineistonhallintasuunnitelma voidaan laatia rahoittajakohtaisen pohjan tai kansallisen yleispohjan (edellä mainittuja saatavilla DMPTuulista) avulla tai vaihtoehtoisesti vapaamuotoisena dokumenttina. Jos projektissa tuotetaan tai hyödynnetään TKI-aineistoja, suunnitelmien pitäisi joka tapauksessa käsitellä ainakin seuraavia asioita:

  • TKI-aineiston ja menetelmien yleiskuvaus, sisältäen miten aineistoa kerätään ja miten sitä käytetään
  • projektin sisäiset vastuut TKI-aineiston suhteen ja niihin tarvittavat resurssit
  • miten TKI-aineiston prosessi suhteutuu tutkimuseettisiin käytänteisiin (ennakkoarvioinnit, tutkimuslupa)
  • tietosuojaan (henkilötietojen käsittely, tutkittavien suostumus ja informointi, rekisterinpitäjyys)
  • mitä aineistonhallinnassa täytyy huomioida liittyen tekijänoikeuteen, käyttöoikeuksiin ja omistajuuteen
  • TKI-aineiston elinkaaren aikainen dokumentointi ja metatiedot, jotka tarvitaan aineiston käyttökelpoisena, luotettavana ja turvallisena koko sen elinkaaren ajan
  • TKI-aineiston ja niihin liittyvien menetelmien jatkohyödyntämisen ja avaamisen mahdollisuudet ja kanavat
  • miten projektin aineistonhallinta vastaa rahoittajan siihen kohdistamiin vaatimuksiin.

Jos aineistonhallinnasta ei sovita projektin valmisteluvaiheessa tai toteutuksen alussa, se saattaa aiheuttaa ongelmia hankekonsortiossa erityisesti yrityshankkeissa. Aineistonhallintasuunnitelmalla on paitsi suuri merkitys tietosuojaan liittyvien vaatimusten täyttämisessä, sen avulla voidaan myös esimerkiksi joustavammin sopia yhteisrekisterinpitäjyydestä.

DMPTuuli aineistonhallintasuunnitelman työkaluna

DMPTuuli logo

Projektien datanhallinnan suunnittelussa suositellaan käytettäväksi DMPTuuli-työkalua, erityisesti jos hankkeessa käsitellään huomattavia määriä dataa, henkilötietoja ja/tai muita datapohjaisia aineistoja.

DMPTuuli on internet-selaimen kautta käytettävä datapohjaisen aineiston hallinnan työkalu, jonka avulla voi laatia kattavia aineistonhallintasuunnitelmia. Työkalu sisältää eri rahoittajien vaatimuksiin sopivia aineistonhallintasuunnitelmien pohjia ja niihin liittyviä ohjeistuksia. Työkalu mahdollistaa myös aineistonhallintasuunnitelmien jakamisen ja yhteiskirjoittamisen sekä suunnitelmien elektronisen tulostamisen erilliseksi dokumentiksi.

DMPTuulia ylläpitää DMPTuuli-konsortio, jonka jäsen Turun ammattikorkeakoulu on ollut konsortion perustamisesta lähtien. Se perustuu Edinburghin ja Kalifornian yliopistojen luomaan tutkimusresurssiin, joka on myöhemmin räätälöity suomalaiseen tiedekontekstiin sopivaksi.

Pikaohjeet DMPTuulin käyttöönottoon

  1. Luo palveluun oma tili kohdasta Create Account.
    • valitse organisaatioksi Turku University of Applied Sciences
    • jos haluat jatkossa kirjautua palveluun HAKA-tunnuksilla, käy liittämässä HAKA-tunnus käyttäjätietoihisi kohdasta Edit profile
  2. Valitse Create a new plan ja valitse sopiva pohja aineistonhallintasuunnitelmaksi.

DMPTuulin käyttöliittymä ja ohjeet ovat englanniksi. Jos työkalussa ei ole käytettävissä sopivan rahoittajan pohjaa, kannattaa hyödyntää yleispätevää General Finnish DMP -formaattia. Työkalussa on myös mahdollisuus muiden käyttäjien avaamia aineistonhallintasuunnitelmia.

DMPTuulin yleinen suomalainen aineistonhallintasuunnitelman pohja (General Finnish DMP) ohjaa suunnitelman tekemistä seuraavien kysymysten avulla:

 1. Aineiston yleiskuvaus

Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodoissa aineisto on? Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan?

2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen

Mitä eettisiä seikkoja aineistosi hallintaan liittyy (esim. arkaluonteisten tietojen käsittely, tutkittavien identiteetin suojaaminen ja tietojen jakamista koskevan suostumuksen hankkiminen)? Miten aineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja immateriaalioikeuksiin liittyviä asioita hallintaan? Estävätkö tekijänoikeudet, käyttöoikeudet tai muut rajoitukset aineiston käyttämisen tai jakamisen?

3. ​Dokumentointi ja metatiedot

Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivaa ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten? Mitä metatietostandardeja, READMEtiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana

Minne aineistosi tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan? Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä

Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville? Mihin pitkällä aikavälillä arvokkaat tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi? Arvioi, kuinka paljon aikaa ja työtä tarvitaan aineiston valmistelemiseen julkaisua tai arkistointia varten.

Oppaasta

Tämä on Turun ammattikorkeakoulun datanhallinnan opas. Datanhallinnan infraa uudistetaan vuoden 2022 aikana. Opasta päivitetään uusien tietojärjestelmien ja prosessien käyttöönoton yhteydessä.

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä datanhallinnan asiantuntijoihin sähköpostilla openscience@turkuamk.fi.

Autamme mielellämme!

DMPTuuli

Hyvä tieteellinen käytäntö ja tutkimusetiikka

Jokaisen ammattikorkeakouluyhteisön jäsenen on noudatettava aineistonhallinnassa tutkimuseettisiä ohjeita sekä huolehdittava luottamuksellisten tietojen suojaamisesta, tietoturvasta ja tietosuojasta lainsäädännön, hyvän tieteellisen käytännön sekä ammattikorkeakoulun antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Turun ammattikorkeakoulu on sitoutunut noudattamaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) ihmistieteellisten tutkimusalojen eettisiä periaatteita: https://www.tenk.fi/fi/eettinen-ennakkoarviointi-ihmistieteissä.

Tutustu Turun AMK:n Tutkimusetiikka-sivustoon Messissä.

Oppaan käyttöoikeudet

Turun AMK:n datanhallinnan oppaan tekemisessä on hyödynnetty soveltuvin osin seuraavia oppaita:

Turun AMK:n datanhallinnan oppaan käyttöoikeudet:

Creative Commons -lisenssi
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.