Siirry pääsisältöön

Aineistonhallinnan opas: Aineistonhallinnan suunnittelu

Mikä aineistonhallintasuunnitelma on?

Aineistonhallintasuunnitelmaan (Data Management Plan, DMP) tallennat tiedon siitä, miten aineistoja tuotetaan ja käytetään tutkimuksessa, projektissa tai opinnäytetyössä. Aineistonhallintasuunnitelma on projekti-/tutkimussuunnitelman lisäksi oma dokumenttinsa, joka kattaa aineiston koko elinkaaren ja jota tulee päivittää tutkimuksen edetessä.

Aineistonhallintasuunnitelma laaditaan kaikissa Turun ammattikorkeakoulun TKI-hankkeissa. Aineistonhallinnan huolellinen suunnittelu tekee mahdolliseksi arkaluonteisenkin aineiston turvallisen käsittelyn koko sen elinkaaren ajan, mukaan lukien projektin jälkeisen jatkokäytön.

Aineistonhallintasuunnitelma on Kansallisarkiston määräyksellä pysyvästi arkistoitava dokumentti.

Aineistonhallinnan suunnittelu

Alla olevista välilehdistä löydät aineistonhallintaan liittyvät tärkeimmät periaatteet ja työkalut, sekä ohjeet aineistonhallintasuunnitelman täyttöön.

Aineistonhallintasuunnitelmaan tallennat tiedon siitä, miten projektissa tai muussa toiminnassa tuotetaan ja käytetään aineistoja niiden koko elinkaaren ajan. Aineistonhallintasuunnitelma on dokumentti, jota päivitetään tutkimuksen edetessä. Aineistonhallintasuunnitelmasta käytetään yleisesti lyhennettä DMP (Data Management Plan).

Ota aineistonhallintakäytännöissä huomioon

  • organisaation,
  • projektin omat ja
  • projektin rahoittajan vaatimukset.

Ulkoisesti rahoitetussa projektissa aineistonhallintasuunnitelmalla varmistat, että

  • projektissa noudatetaan TKI-toimintaa koskevia rahoitusehtoja ja sopimuksia,
  • FAIR-periaatteita,
  • hyvää aineistonhallintatapaa,
  • tutkimuseettisiä periaatteita ja
  • lainsäädäntöä.

Sovi aineistonhallinnasta projektin valmisteluvaiheessa tai toteutuksen alussa hankekonsortioissa, erityisesti yrityshankkeissa, jotta myöhemmin ei synny ongelmia. Aineistonhallintasuunnitelmalla on suuri merkitys tietosuojaan liittyvien vaatimusten täyttämisessä ja sen avulla voidaan esimerkiksi sopia joustavammin yhteisrekisterinpitäjyydestä.

Parhaimmillaan aineistonhallintasuunnitelma on elävä dokumentti, jossa on otettu huomioon projektin aineistonhallintatarpeet ja TKI-aineistojen uudelleenkäytön myös projektin jälkeen. Vaikka rahoittaja ei vaatisi aineistonhallintasuunnitelmaa, se on kätevä tapa sopia asioista tutkimusryhmän kesken ja varmistaa projektin tulosten vaikuttavuus.

Aineistonhallintasuunnitelma käsittelet mm. seuraavia asioita:

  • TKI-aineiston ja menetelmien yleiskuvaus, johon sisältyy miten aineistoa kerätään ja miten sitä käytetään.
  • Projektin sisäiset vastuut TKI-aineiston suhteen ja niihin tarvittavat resurssit (kenellä on pääsy aineistoon, kuinka paljon aikaa aineistonhallintaan varataan jne.).
  • Miten TKI-aineiston prosessi suhteutuu tutkimuseettisiin käytänteisiin (ennakkoarvioinnit, tutkimuslupa).
  • Miten aineistonhallinnassa huomioidaan tietosuoja (henkilötietojen käsittely, tutkittavien suostumus ja informointi, rekisterinpitäjyys).
  • Miten aineistonhallinnassa huomioidaan tekijänoikeuteen, käyttöoikeuksiin ja omistajuuteen liittyvät asiat.
  • Miten aineiston tietoturvallinen säilytys ja käsittely varmistetaan.
  • TKI-aineiston elinkaaren aikainen tallennus, dokumentointi ja metatiedot, jotta aineisto säilyy käyttökelpoisena, luotettavana ja turvallisena koko sen elinkaaren ajan.
  • TKI-aineiston ja niihin liittyvien menetelmien jatkokäytön ja avaamisen mahdollisuudet ja kanavat.
  • Miten projektin aineistonhallinta vastaa rahoittajan siihen kohdistamiin vaatimuksiin.

Tutkimusaineiston hyvällä hallinnalla sen elinkaari jatkuu:

  • Uudelleenkäytettynä uusissa tutkimuksissa.
  • Opetuskäytössä.
  • Opiskelijoiden käytössä.

Aineistonhallintasuunnitelmassa kuvataan aineiston elinkaaren tapahtumia:

  • Millaista aineistoa on tarkoitus kerätä.
  • Miten aineisto kerätään.
  • Miten ja missä aineistoa käsitellään, kuvaillaan, tallennetaan ja säilytetään.
  • Miten aineisto avataan.

Aineistonhallinta ja tutkimuksen tekeminen ovat erillisiä, toisistaan riippuvaisia prosesseja. Tutkimukseen liittyvät toimenpiteet ja päätökset vaikuttavat siihen, miten aineistonhallinta suunnitellaan ja toteutetaan.

Tutkimuksen tekemisen keskeisiä vaiheita ovat

  1. tutkimuksen suunnittelu,
  2. käynnistäminen,
  3. toteuttaminen ja
  4. tulosten julkaiseminen.

Kaikki tutkimuksen vaiheet edellyttävät aineistonhallintaa.

Kuva: Tutkimuksen elinkaari (Think Open -blogi, Helsingin yliopiston IT-palvelut, What is research data management (RDM)? 2020, CC BY, muokattu).

Moni voi ajatella, että tutkimus päättyy, kun tutkimustulokset on julkaistu. Sen jälkeen voit kuitenkin jatkaa tutkimusta saatujen tutkimustulosten ja kerätyn tutkimusaineiston pohjalta, jos olet sopinut aineiston jatkokäytöstä. Vaihtoehtoisesti aineisto voi toimia lähtökohtana kokonaan uudenlaiselle tutkimukselle.

Ammattikorkeakouluissa tutkimusta tehdään yleensä osana ulkoisesti rahoitettuja TKI-projekteja. Silloin tutkimuksen valmisteluun kuuluu hankesuunnitelman tekeminen ja rahoituksen hakeminen. Tutkimus käynnistyy vain, jos rahoittaja päättää tukea hanketta. Ulkoisesti rahoitettu tutkimus päättyy silloin, kun sitä varten saatu rahoitus loppuu. Tutkimuksen päättämiseen sisältyy tutkimuksen toteutuksen ja tutkimustulosten raportointi rahoittajalle.

Kuva: Tutkimusaineiston elinkaari (ATT-hanke 2020, CC BY, muokattu).

Tutkimusaineiston elinkaari on usein pidempi kuin sen tuottaneen tutkimuksen elinkaari. Jos tutkimus on toteutettu osana TKI-projektia, aineistonhallintaa pitää jatkaa vielä projektin päättymisen jälkeen. Esimerkiksi rahoittaja voi edellyttää, että projektissa kerättyä aineistoa säilytetään 5 vuotta projektin päättymisen jälkeen. Hyvin toteutettu aineistonhallinta toimii vahvana perustana uuden projektin toteuttamiselle.

Tutkimus voidaan myös toteuttaa osana opinnäytetyötä. Opinnäytetyön toteuttamisesta Turun AMK:ssa on kerrottu tarkemmin Opinnäytetyö-sivustolla Messissä.

Aineistojen jatkokäytön edistämiseksi avattavien aineistojen tulisi olla FAIR-periaatteiden mukaisia. FAIR-periaatteita noudattava tutkimusaineisto on löydettävää (Findable), saavutettavaa (Accessible), yhteentoimivaa (Interoperable) ja uudelleenkäytettävää (Reusable).

Kuva: SangyaPundir, CC BY-SA 4.0.

Aineistonhallinnan kannalta tämä tarkoittaa, että aineiston mahdollista jatkokäyttöä pitää miettiä jo ennen aineiston keräystä. Noudatat FAIR-periaatteita, kun:

1) Aineistolla on kattavat metatiedot, jotka löytyvät julkisesta hakupalvelusta, kuten tiedejatutkimus.fistä.

2) Aineistolla on ainutkertainen ja ikuisesti pysyvä tunnus, PID (Persistent Identifier).

3) Aineisto tai sen metatiedot ovat noudettavissa avoimen ja maksuttoman yhteyskäytännön avulla.

4) Aineiston tallennuksessa on käytetty avoimia tiedostoformaatteja, esim. .csv, .odf.

5) Aineistolla on selkeä käyttölisenssi, joka kertoo miten aineistoa voi uudelleenkäyttää.

DMPTuuli logo

Aineistonhallintasuunnitelma laaditaan DMPTuuli-palvelussa. Tutkimuksesta vastaava huolehtii, että suunnitelma tehdään ja sitä päivitetään tarpeen mukaan. Viimeinen versio aineistonhallintasuunnitelmasta tallennetaan Dynasty-asianhallintajärjestelmään viimeistään hankkeen päättyessä. Jos rahoittaja vaatii useampaa versiota aineistonhallintasuunnitelmasta, myös nämä versiot tallennetaan selkeästi nimettyinä Dynastyyn.

DMPTuuli:

  • Verkossa käytettävä työkalu, jonka avulla voi laatia kattavia aineistonhallintasuunnitelmia.
  • Sisältää kansallisen mallipohjan, jossa on täyttöohjeet suomeksi.
  • Sisältää eri rahoittajien vaatimuksiin sopivia suunnitelmapohjia ja niihin liittyviä ohjeistuksia.
  • Työkalussa voi jakaa tai yhteiskirjoittaa aineistonhallintasuunnitelmia sekä tulostaa/tallentaa suunnitelman erilliseksi dokumentiksi.

DMPTuulia ylläpitää DMPTuuli-konsortio, jonka jäsen Turun ammattikorkeakoulu on. DMPTuuli perustuu Edinburghin ja Kalifornian yliopistojen luomaan työkaluun, joka on myöhemmin räätälöity suomalaiseen tiedekontekstiin sopivaksi.

Pikaohjeet DMPTuulin käyttöönottoon

  1. Luo palveluun oma tili kohdasta Create Account.
    • Valitse organisaatioksi Turku University of Applied Sciences
    • Jos haluat jatkossa kirjautua palveluun HAKA-tunnuksilla, käy liittämässä HAKA-tunnus käyttäjätietoihisi kohdasta Edit profile
  2. Valitse Create a new plan.
  3. Nimeä suunnitelmasi, käytä esimerkiksi projektin nimeä.
  4. Valitse tutkimusorganisaatio, jos se ei ole Turun ammattikorkeakoulu.
  5. Valitse sopiva rahoittajan pohja aineistonhallintasuunnitelmaksi. Jos rahoittaja ei löydy listasta, valitse No funder associated with this plan or my funder is not listed, jolloin pohjaksi valikoituu automaattisesti General Finnish DMP -pohja.

DMPTuulin käyttöliittymä ja ohjeet ovat pääasiassa englanniksi. General Finnish DMP:ssä on ohjeet englanniksi ja suomeksi. Työkalussa voi myös käyttää muiden käyttäjien luomia aineistonhallintasuunnitelmapohjia.

DMPTuulissa useimmat aineistonhallintasuunnitelmapohjat on jaettu kuuteen osaan, jotka tulee täyttää parhaimman tiedon mukaan, ja päivittää, jos tieto muuttuu.

DMPTuulin yleinen suomalainen aineistonhallintasuunnitelman pohja (General Finnish DMP) ohjaa suunnitelman tekemistä seuraavien kysymysten avulla:

1. Aineiston yleiskuvaus

  • Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu?
  • Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen?
  • Missä tiedostomuodoissa aineisto on?
  • Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan?
     

2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen

  • Mitä eettisiä seikkoja aineistosi hallintaan liittyy (esim. arkaluonteisten tietojen käsittely, tutkittavien identiteetin suojaaminen ja tietojen jakamista koskevan suostumuksen hankkiminen)?
  • Miten aineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja immateriaalioikeuksiin liittyviä asioita hallitaan?
  • Estävätkö tekijänoikeudet, käyttöoikeudet, sopimukset tai muut rajoitukset aineiston käyttämisen tai jakamisen?
     

3. ​Dokumentointi ja metatiedot

  • Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivaa ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten?
  • Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja tai muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?
     

4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana

  • Minne aineistosi tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan?
  • Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?
  • Miten aineiston tietoturva on varmistettu aineistonsiirroissa mahdollisten yhteistyökumppanien välillä?
     

5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä

  • Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista?
  • Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?
  • Mihin pitkällä aikavälillä arvokkaat tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi?
  • Arvioi, kuinka paljon aikaa ja työtä tarvitaan aineiston valmistelemiseen julkaisua tai arkistointia varten.
     

6. Aineistonhallinnan vastuunjako ja resurssit

  • Miten edellisissä osioissa kuvatut tehtävät ja vastuut on jaettu?
    • Esimerkiksi kuka vastaa aineistonkeruusta, aineiston laadusta, säilytyksestä ja varmuuskopioinnista, aineiston arkistoinnista ja jakamisesta, sekä metatiedon tuottamisesta?
  • Mitkä ovat mahdollisten hankekumppanien aineistonhallintavastuut?
  • Kuka vastaa aineistonhallintasuunnitelman toteuttamisesta ja varmistaa, että suunnitelma tarkastetaan ja tarvittaessa korjataan?
  • Kertyykö aineistonhallinnasta rahallisia tai ajallisia kustannuksia?

Aineistonhallinnan suunnittelu Turun ammattikorkeakoulussa

Turun ammattikorkeakoulussa noudatetaan hyvää aineistonhallintatapaa, joka on osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Hyvällä aineistonhallintatavalla tarkoitetaan sitä, että aineistot ja niiden kuvailut säilyttävät tiedon käyttökelpoisena, luotettavana ja turvallisena koko sen elinkaaren ajan.

Onnistunut TKI-aineistonhallinta on suunnitelmallista toimintaa. Aineistonhallintaan liittyvät kustannukset on huomioitava projektin budjetissa. Parhaimmillaan TKI-aineistot sekä tukevat projektin tavoitteita että jaetaan projektin ulkopuolisten tahojen uudelleenkäytettäväksi.

Jokainen ammattikorkeakouluyhteisön jäsen noudattaa aineistonhallinnassa tutkimuseettisiä ohjeita sekä huolehtii luottamuksellisten tietojen suojaamisesta lainsäädännön ja hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti. Projektin vastuuhenkilö vastaa siitä, että tutkimuksessa syntyvien aineistojen omistus- ja käyttöoikeuksia sekä salassapitoa koskevat sopimukset tehdään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, soveltuvin osin jo ennen tutkimushankkeen alkua. Näihin sopimuksiin liittyvät yksityiskohdat kirjataan myös aineistonhallintasuunnitelmaan ja tutkimusaineiston metatietoihin.

Suurissa ja dataintensiivisissä projekteissa voi olla syytä nimetä projektiin oma data management officer eli DMO, jonka vastuulla on aineistonhallintasuunnitelman laatiminen, seuraaminen ja päivittäminen sekä aineistonhallinnan käytännön toimet. 

Konsortiosopimus on hyvä paikka sopia TKI-aineiston omistajuudesta ja käyttöoikeuksista. Sopimuksessa on otettava huomioon aineistoihin liittyvät epävarmuustekijät ja löydettävä tasapaino yksityiskohtaisen ennakoivan sopimisen ja joustavien tilanteen mukaan muuttuvien suunnitelmien välillä. Konsortiosopimuksen tulisi aina heijastella rahoittajan tahtotilaa ja rahoitusehtoja, jotka antavat sopimiselle valmiit raamit.

Oppaasta

Tässä oppaassa on Turun AMK:n ohjeet aineistonhallinnasta.

Opas on päivitetty syksyllä 2024.

Tutustu myös näihin oppaisiin

DMPTuuli

Käytä valmiita tutkimusaineistoja

Kaikkea aineistoa ei välttämättä tarvitse kerätä itse. Sopivia aineistoja voi olla jo tarjolla, esim. rekisteriaineistoja tai erilaisista data-arkistoista saatavilla olevaa avointa dataa, ks. esim. 

Etsin - Tutkimusaineistojen hakupalvelu (CSC)

Aila - Tietoarkiston tutkimuaineistotietokanta

Kansainvälisiä arkistohakemistoja

Kansainvälisiä tutkimusaineistoarkistoja

Lisätietoa tutkimusmenetelmistä ja -infrastruktuureista

FAIR-periaatteet

FAIR-periaatteet on kehitetty laajassa, kansainvälisessä tutkimusyhteistyössä ja ne julkaistiin vuonna 2016. FORCE11-yhteisö osallistui FAIR-periaatteiden kommentointiin ja jakaa tietoa niiden käyttöönoton tueksi. Periaatteiden noudattamisesta on EU:n neuvoston linjaus ja opetus- ja kulttuuriministeriö on sitoutunut noudattamaan niitä.

Tutkimusaineistojen ja -menetelmien avoimuuden linjaus

Tutkimusaineistojen ja -menetelmien avoimuuden linjaus julkaistiin kahdessa osassa. Ensimmäinen osalinjaus tutkimusdatan avoimesta saatavuudesta julkaistiin 2021 ja toinen osalinjaus tutkimusmenetelmien avoimesta saatavuudesta julkaistiin 2023.

Tutkimusinfrastruktuurit

Suomen Akatemian sivulla kerrotaan tutkimusinfrastruktuureista ja niihin liittyvistä rahoitusmahdollisuuksista.

Oppaan käyttöoikeudet

   Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä. Ei koske kuvia tai videoita, ellei erikseen mainittu.