Siirry pääsisältöön

Aineistonhallinnan opas: Aineistonhallinnan suunnittelu

Mitä aineistonhallintasuunnitelmalla tarkoitetaan?

Aineistonhallintasuunnitelmaan kirjataan tieto siitä, miten aineistoja tuotetaan ja käytetään tutkimuksessa, projektissa tai opinnäytetyössä. Aineistonhallintasuunnitelma on oma dokumenttinsa, joka kattaa aineiston koko elinkaaren ja jota päivitetään tutkimuksen edetessä.

Aineistonhallinnan suunnittelu

Alla olevista välilehdistä löydät aineistonhallintaan liittyvät tärkeimmät periaatteet ja työkalut, sekä ohjeet aineistonhallintasuunnitelman täyttöön.

Aineistonhallintasuunnitelma sisältää tiedon siitä, miten projektissa tai muussa toiminnassa tuotetaan ja käytetään aineistoja niiden koko elinkaaren ajan. Aineistonhallintasuunnitelma on dokumentti, jota päivitetään tutkimuksen edetessä. Aineistonhallintasuunnitelmasta käytetään yleisesti lyhennettä DMP (Data Management Plan).

Aineistonhallintakäytännöissä tulee ottaa huomioon projektin omat ja projektin rahoittajan vaatimukset. Ulkoisesti rahoitetussa projektissa asianmukainen aineistonhallintasuunnitelma varmistaa, että projektissa noudatetaan TKI-toimintaa koskevien rahoitusehtojen ja sopimusten lisäksi myös FAIR-periaatteita, hyvää aineistonhallintatapaa, tutkimuseettisiä periaatteita ja lainsäädäntöä. Parhaimmillaan aineistonhallintasuunnitelma on elävä dokumentti, jossa otetaan huomioon projektin aineistonhallintatarpeet joustavasti ja TKI-aineistojen uudelleenkäyttö myös projektin jälkeen. Vaikka rahoittaja ei vaatisi aineistonhallintasuunnitelmaa, se on kätevä tapa sopia asioista konsortion kesken ja osaltaan varmistaa projektin tulosten vaikuttavuutta.

Aineistonhallintasuunnitelma on hyvä laatia kaikissa Turun ammattikorkeakoulun TKI-hankkeissa. Aineistonhallinnan huolellinen suunnittelu mahdollistaa arkaluonteisenkin aineiston turvallisen käsittelyn koko sen elinkaaren ajan, mukaan lukien projektin jälkeisen jatkokäytön.

Tutkimuksesta vastaava huolehtii aineistonhallintasuunnitelman laatimisesta DMPTuuli-palvelussa. Siellä voi käyttää rahoittajakohtaista pohjaa tai kansallista yleispohjaa. Valmis DMP tallennetaan TEPPO-projektinhallintajärjestelmään ja sitä päivitetään projektin edetessä.

Aineistonhallintasuunnitelma voi käsitellä seuraavia asioita:

  • TKI-aineiston ja menetelmien yleiskuvaus, sisältäen miten aineistoa kerätään ja miten sitä käytetään.
  • Projektin sisäiset vastuut TKI-aineiston suhteen ja niihin tarvittavat resurssit.
  • Miten TKI-aineiston prosessi suhteutuu tutkimuseettisiin käytänteisiin (ennakkoarvioinnit, tutkimuslupa)?
  • Miten aineistonhallinnassa huomioidaan tietosuoja (henkilötietojen käsittely, tutkittavien suostumus ja informointi, rekisterinpitäjyys)?
  • Mitä aineistonhallinnassa täytyy huomioida liittyen tekijänoikeuteen, käyttöoikeuksiin ja omistajuuteen?
  • Miten varmistetaan aineiston tietoturvallinen säilytys ja käsittely?
  • TKI-aineiston elinkaaren aikainen tallennus, dokumentointi ja metatiedot, jotta aineisto säilyy käyttökelpoisena, luotettavana ja turvallisena koko sen elinkaaren ajan.
  • TKI-aineiston ja niihin liittyvien menetelmien jatkokäytön ja avaamisen mahdollisuudet ja kanavat.
  • Miten projektin aineistonhallinta vastaa rahoittajan siihen kohdistamiin vaatimuksiin.

Jos aineistonhallinnasta ei sovita projektin valmisteluvaiheessa tai toteutuksen alussa, se saattaa aiheuttaa ongelmia hankekonsortioissa, erityisesti yrityshankkeissa. Aineistonhallintasuunnitelmalla on suuri merkitys tietosuojaan liittyvien vaatimusten täyttämisessä, mutta sen avulla voidaan esimerkiksi sopia joustavammin yhteisrekisterinpitäjyydestä.

Aineistonhallinta ja tutkimuksen tekeminen ovat erilliset mutta toisistaan riippuvaiset prosessit. Tutkimuksen suunnittelu, toteuttaminen ja tutkimustulosten julkaiseminen edellyttää aineistonhallintaa. Tutkimukseen liittyvät toimenpiteet ja päätökset vaikuttavat siihen, miten aineistonhallinta suunnitellaan ja toteutetaan.

Tutkimuksen tekemisen keskeisiä vaiheita ovat tutkimuksen suunnittelu, käynnistäminen, toteuttaminen ja tulosten julkaiseminen. Usein ajatellaan, että tutkimus päättyy tutkimustulosten julkaisemiseen. Sen jälkeen voidaan kuitenkin jatkaa tutkimusta saatujen tutkimustulosten ja kerätyn tutkimusaineiston pohjalta, jos aineiston jatkokäytöstä on sovittu. Vaihtoehtoisesti aineisto voi toimia lähtökohtana kokonaan uudenlaiselle tutkimukselle.

Ammattikorkeakouluissa tutkimusta tehdään yleensä osana ulkoisesti rahoitettuja TKI-projekteja. Tässä tapauksessa tutkimuksen valmisteluun kuuluu hankesuunnitelman tekeminen ja rahoituksen hakeminen. Tutkimuksen käynnistyminen on yhteydessä rahoittajan päätökseen tukea hanketta. Erikseen rahoitetun tutkimuksen ajatellaan useimmiten päättyvän siinä vaiheessa, kun sitä varten saatu rahoitus on päättynyt. Tutkimuksen päättämiseen liittyy tällöin tutkimuksen toteutuksen ja tutkimustulosten raportointi rahoittajalle.

Tutkimus voidaan myös toteuttaa osana opinnäytetyötä. Opinnäytetyön toteuttamisesta Turun AMK:ssa on kerrottu tarkemmin Opinnäytetyö-sivustolla Messissä.

Kuva: Tutkimuksen elinkaari (Think Open -blogi, Helsingin yliopiston IT-palvelut, What is research data management (RDM)? 2020, CC BY, muokattu)

Tutkimuksen toteuttamisessa keskeistä on sopivan metodologian ja sen kanssa yhteensopivien menetelmien valinta aineiston keräämiseksi ja analysoimiseksi. Nämä voidaan nähdä tutkimuksen ydintehtävinä, joita tukee aineistonhallinnan tehtävät, kuten aineiston tekninen, eettinen ja hallinnollinen käsittely. Aineistonhallinta voidaan nähdä tutkimuksen tekemisestä erillisenä, mutta vuorovaikutteisena prosessina. Kuten Ojanen, Lindholm ja Siipilehto (2020) toteavat osuvasti Think open -blogissa, "aineistonhallinta on öljy, joka pitää tutkimuksen elinkaaren pyörät pyörimässä".

Aineistonhallinnan elinkaari on tavallisesti pidempi kuin aineiston tuottaneen tutkimuksen elinkaari. Jos tutkimus on toteutettu osana TKI-projektia, aineistonhallintaa pitää yleensä jatkaa projektin päättymisen jälkeen. Esimerkiksi rahoittaja voi edellyttää, että projektissa kerättyä aineistoa säilytetään 5 vuotta projektin päättymisen jälkeen. Hyvin toteutettu aineistonhallinta toimii myös vahvana perustana uuden projektin toteuttamiselle.

Kuva: Tutkimuaineiston elinkaari (ATT-hanke 2020, CC BY, muokattu)

Tutkimusaineiston hyvällä hallinnalla niiden elinkaari jatkuu:

  • Uudelleenkäyttönä uusissa tutkimuksissa
  • Käyttönä opetuksessa
  • Käyttönä opiskelussa

Aineistonhallintasuunnitelmassa kuvataan aineiston elinkaaren tapahtumia:

  • Millaista aineistoa on tarkoitus kerätä
  • Miten se kerätään
  • Miten ja missä sitä käsitellään, kuvaillaan, tallennetaan ja arkistoidaan
  • Miten se avataan

Aineistojen jatkokäytön edistämiseksi avattavien aineistojen tulisi olla FAIR-periaatteiden mukaisia. FAIR-periaatteita noudattava tutkimusaineisto on löydettävää (Findable), saavutettavaa (Accessible), yhteentoimivaa (Interoperable) ja uudelleenkäytettävää (Reusable).

Lähde: SangyaPundir, CC BY-SA 4.0

Aineistonhallinnan kannalta tämä tarkoittaa, että aineiston jatkokäyttöä pitää miettiä jo ennen aineiston keräystä. Noudatat FAIR-periaatteita, kun:

1) Aineistolla on kattavat metatiedot, jotka on tallennettu julkiseen hakupalveluun.

2) Aineistolla on ainutkertainen ja ikuisesti pysyvä tunnus, PID (Persistent Identifier).

3) Aineisto tai sen metatiedot ovat noudettavissa avoimen ja maksuttoman yhteyskäytännön avulla.

4) Aineiston tallennuksessa on käytetty avoimia tiedostoformaatteja, esim. .csv, .odf.

5) Aineistolla on selkeä käyttölisenssi, joka kertoo miten aineistoa voi uudelleenkäyttää.

Turun AMK:ssa projektien aineistonhallinnan suunnittelussa suositellaan käytettäväksi DMPTuuli-työkalua.

DMPTuuli on internet-selaimen kautta käytettävä datapohjaisen aineiston hallinnan työkalu, jonka avulla voi laatia kattavia aineistonhallintasuunnitelmia. Työkalu sisältää eri rahoittajien vaatimuksiin sopivia aineistonhallintasuunnitelmien pohjia ja niihin liittyviä ohjeistuksia. Työkalu mahdollistaa myös aineistonhallintasuunnitelmien jakamisen ja yhteiskirjoittamisen sekä suunnitelmien elektronisen tulostamisen erilliseksi dokumentiksi.

DMPTuulia ylläpitää DMPTuuli-konsortio, jonka jäsen Turun ammattikorkeakoulu on ollut konsortion perustamisesta lähtien. Se perustuu Edinburghin ja Kalifornian yliopistojen luomaan tutkimusresurssiin, joka on myöhemmin räätälöity suomalaiseen tiedekontekstiin sopivaksi.

DMPTuuli logo

Pikaohjeet DMPTuulin käyttöönottoon

  1. Luo palveluun oma tili kohdasta Create Account.
    • valitse organisaatioksi Turku University of Applied Sciences
    • jos haluat jatkossa kirjautua palveluun HAKA-tunnuksilla, käy liittämässä HAKA-tunnus käyttäjätietoihisi kohdasta Edit profile
  2. Valitse Create a new plan ja valitse sopiva pohja aineistonhallintasuunnitelmaksi.

DMPTuulin käyttöliittymä ja ohjeet ovat englanniksi. Jos työkalussa ei ole käytettävissä sopivan rahoittajan pohjaa, kannattaa hyödyntää yleispätevää General Finnish DMP -formaattia. Työkalussa on myös mahdollisuus muiden käyttäjien avaamia aineistonhallintasuunnitelmia.

DMPTuulin yleinen suomalainen aineistonhallintasuunnitelman pohja (General Finnish DMP) ohjaa suunnitelman tekemistä seuraavien kysymysten avulla:

 1. Aineiston yleiskuvaus

Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodoissa aineisto on? Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan?

2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen

Mitä eettisiä seikkoja aineistosi hallintaan liittyy (esim. arkaluonteisten tietojen käsittely, tutkittavien identiteetin suojaaminen ja tietojen jakamista koskevan suostumuksen hankkiminen)? Miten aineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja immateriaalioikeuksiin liittyviä asioita hallintaan? Estävätkö tekijänoikeudet, käyttöoikeudet tai muut rajoitukset aineiston käyttämisen tai jakamisen?

3. ​Dokumentointi ja metatiedot

Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivaa ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten? Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja tai muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana

Minne aineistosi tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan? Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?

5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä

Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville? Mihin pitkällä aikavälillä arvokkaat tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi? Arvioi, kuinka paljon aikaa ja työtä tarvitaan aineiston valmistelemiseen julkaisua tai arkistointia varten.

Aineistonhallinnan suunnittelu Turun ammattikorkeakoulussa

Turun ammattikorkeakoulussa noudatetaan hyvää aineistonhallintatapaa, joka on osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Jokainen ammattikorkeakouluyhteisön jäsen on vastuussa hyvän aineistonhallintatavan noudattamisesta. Hyvällä aineistonhallintatavalla tarkoitetaan sitä, että aineistot ja niiden kuvailut säilyttävät tiedon käyttökelpoisena, luotettavana ja turvallisena koko sen elinkaaren ajan.

Onnistunut TKI-aineistonhallinta on suunnitelmallista toimintaa. Parhaimmillaan TKI-aineistot sekä tukevat projektin tavoitteita että avautuvat projektin ulkopuolisten tahojen hyödynnettäväksi. Aineistonhallintaan liittyvät kustannukset on huomioitava projektin budjetissa.

Jokaisen ammattikorkeakouluyhteisön jäsenen noudattaa aineistonhallinnassa tutkimuseettisiä ohjeita sekä huolehtii luottamuksellisten tietojen suojaamisesta lainsäädännön ja hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti. Projektin vastuuhenkilö vastaa siitä, että tutkimuksessa syntyvien aineistojen omistus- ja käyttöoikeuksia sekä salassapitoa koskevat sopimukset tehdään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, soveltuvin osin jo ennen tutkimushankkeen alkua. Näihin sopimuksiin liittyvät yksityiskohdat kirjataan myös aineistonhallintasuunnitelmaan ja tutkimusaineiston metatietoihin.

Suurissa ja dataintensiivisissä projekteissa voi olla syytä nimetä projektiin oma data management officer eli DMO, jonka vastuulla on aineistonhallintasuunnitelman laatiminen, seuraaminen ja päivittäminen sekä aineistonhallinnan käytännön toimet. 

Konsortiosopimus on otollinen paikka sopia TKI-aineiston omistajuudesta ja käyttöoikeuksista. Sopimuksessa on otettava huomioon aineistoihin liittyvät epävarmuustekijät ja löydettävä tasapaino yksityiskohtaisen ennakoivan sopimisen ja joustavien tilanteen mukaan muuttuvien suunnitelmien välillä. Konsortiosopimuksen tulisi myös aina heijastella rahoittajan tahtotilaa ja rahoitusehtoja, jotka toisaalta antavat sopimiselle valmiit hyvät raamit.

Oppaasta

Tämä opas sisältää Turun AMK:n ohjeet aineistonhallinnasta.

Oppaan sisältö on päivitetty kokonaisuudessaan syksyllä 2024.

DMPTuuli

Hyödynnä valmiita tutkimusaineistoja

Kaikkea aineistoa ei välttämättä tarvitse kerätä itse. Sopivaa aineistoa voi olla jo tarjolla, esim. rekisteriaineistoja tai erilaisista data-arkistoista saatavilla olevaa avointa dataa, ks. esim. 

Etsin - Tutkimusaineistojen hakupalvelu (CSC)

Aila - Tietoarkiston hakupalvelu

Kansainvälisiä tutkimusaineistoarkistoja

Oppaan käyttöoikeudet

   Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä. Ei koske kuvia tai videoita, ellei erikseen mainittu.