Turun ammattikorkeakoulussa noudatetaan hyvää aineistonhallintatapaa, joka on osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Jokainen ammattikorkeakouluyhteisön jäsen on vastuussa hyvän aineistonhallintatavan noudattamisesta. Hyvällä aineistonhallintatavalla tarkoitetaan sitä, että aineistot ja niiden kuvailut säilyttävät tiedon käyttökelpoisena, luotettavana ja turvallisena koko sen elinkaaren ajan.
Onnistunut TKI-aineistonhallinta on suunnitelmallista toimintaa. Parhaimmillaan TKI-aineistot sekä tukevat projektin tavoitteita että avautuvat projektin ulkopuolisten tahojen hyödynnettäväksi. Aineistonhallintaan liittyvät kustannukset on huomioitava projektin budjetissa.
Jokaisen ammattikorkeakouluyhteisön jäsenen noudattaa aineistonhallinnassa tutkimuseettisiä ohjeita sekä huolehtii luottamuksellisten tietojen suojaamisesta lainsäädännön ja hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti. Projektin vastuuhenkilö vastaa siitä, että tutkimuksessa syntyvien aineistojen omistus- ja käyttöoikeuksia sekä salassapitoa koskevat sopimukset tehdään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, soveltuvin osin jo ennen tutkimushankkeen alkua. Näihin sopimuksiin liittyvät yksityiskohdat kirjataan myös aineistonhallintasuunnitelmaan ja tutkimusaineiston metatietoihin.
Suurissa ja dataintensiivisissä projekteissa voi olla syytä nimetä projektiin erillinen data management officer eli DMO, jonka vastuulla on aineistonhallintasuunnitelman laatiminen, seuraaminen ja päivittäminen sekä aineistonhallinnan käytännön toimet.
Konsortiosopimus on otollinen paikka sopia TKI-aineiston omistajuudesta ja käyttöoikeuksista. Sopimuksessa on otettava huomioon aineistoihin liittyvät epävarmuustekijät ja löydettävä tasapaino yksityiskohtaisen ennakoivan sopimisen ja joustavien tilanteen mukaan muuttuvien suunnitelmien välillä. Konsortiosopimuksen tulisi myös aina heijastella rahoittajan tahtotilaa ja rahoitusehtoja, jotka toisaalta antavat sopimiselle valmiit hyvät raamit.
Aineistonhallintasuunnitelma sisältää tiedon siitä, miten projektissa tai muussa toiminnassa tuotetaan ja hyödynnetään aineistoja niiden koko elinkaaren ajan. Aineistonhallintasuunnitelma kannattaa käytännössä tehdä erilliseksi dokumentiksi, jota päivitetään tutkimuksen edetessä. Aineistonhallintasuunnitelmasta käytetään yleisesti lyhennettä DMP (data management plan).
Aineistonhallintakäytäntöjen tulee ottaa huomioon projektin omat ja projektin rahoittajan lähtökohdat. Ulkoisesti rahoitetussa projektissa asianmukainen aineistonhallintasuunnitelma varmistaa, että projektissa noudatetaan TKI-toimintaa koskevien rahoitusehtojen ja sopimusten lisäksi myös FAIR-periaatteita, hyvää aineistonhallintatapaa, tutkimuseettisiä periaatteita ja lainsäädäntöä. Parhaimmillaan aineistonhallintasuunnitelma on elävä dokumentti, joka huomioi projektin aineistonhallintatarpeet joustavasti ja mahdollistaa TKI-aineistojen hyödyntämisen myös projektin jälkeen. Vaikka rahoittaja ei vaatisi aineistonhallintasuunnitelmaa, se on kuitenkin erittäin käytännöllinen tapa sopia asioista konsortion kesken ja osaltaan varmistaa projektin tulosten vaikuttavuutta.
Aineistonhallintasuunnitelma on tarkoitus laatia kaikissa Turun ammattikorkeakoulun TKI-hankkeissa. Aineistonhallinnan huolellinen suunnittelu mahdollistaa arkaluonteisenkin aineiston turvallisen käsittelyn koko sen elinkaaren ajan, mukaan lukien projektien jälkeinen jatkokäyttö.
Aineistonhallintasuunnitelma laaditaan DMPTuuli-palvelussa. Siellä voidaan hyödyntää rahoittajakohtaista pohjaa tai kansallista yleispohjaa. Valmis tallennetaan TEPPO-projektinhallintajärjestelmään ja sitä päivitetään projektin edetessä.
Aineistonhallintasuunnitelma voi käsitellä seuraavia asioita:
Jos aineistonhallinnasta ei sovita projektin valmisteluvaiheessa tai toteutuksen alussa, se saattaa aiheuttaa ongelmia hankekonsortiossa erityisesti yrityshankkeissa. Aineistonhallintasuunnitelmalla on paitsi suuri merkitys tietosuojaan liittyvien vaatimusten täyttämisessä, sen avulla voidaan myös esimerkiksi joustavammin sopia yhteisrekisterinpitäjyydestä.
Projektien aineistonhallinnan suunnittelussa suositellaan käytettäväksi DMPTuuli-työkalua.
DMPTuuli on internet-selaimen kautta käytettävä datapohjaisen aineiston hallinnan työkalu, jonka avulla voi laatia kattavia aineistonhallintasuunnitelmia. Työkalu sisältää eri rahoittajien vaatimuksiin sopivia aineistonhallintasuunnitelmien pohjia ja niihin liittyviä ohjeistuksia. Työkalu mahdollistaa myös aineistonhallintasuunnitelmien jakamisen ja yhteiskirjoittamisen sekä suunnitelmien elektronisen tulostamisen erilliseksi dokumentiksi.
DMPTuulia ylläpitää DMPTuuli-konsortio, jonka jäsen Turun ammattikorkeakoulu on ollut konsortion perustamisesta lähtien. Se perustuu Edinburghin ja Kalifornian yliopistojen luomaan tutkimusresurssiin, joka on myöhemmin räätälöity suomalaiseen tiedekontekstiin sopivaksi.
Pikaohjeet DMPTuulin käyttöönottoon
DMPTuulin käyttöliittymä ja ohjeet ovat englanniksi. Jos työkalussa ei ole käytettävissä sopivan rahoittajan pohjaa, kannattaa hyödyntää yleispätevää General Finnish DMP -formaattia. Työkalussa on myös mahdollisuus muiden käyttäjien avaamia aineistonhallintasuunnitelmia.
DMPTuulin yleinen suomalainen aineistonhallintasuunnitelman pohja (General Finnish DMP) ohjaa suunnitelman tekemistä seuraavien kysymysten avulla:
1. Aineiston yleiskuvaus
Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodoissa aineisto on? Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan?
2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen
Mitä eettisiä seikkoja aineistosi hallintaan liittyy (esim. arkaluonteisten tietojen käsittely, tutkittavien identiteetin suojaaminen ja tietojen jakamista koskevan suostumuksen hankkiminen)? Miten aineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja immateriaalioikeuksiin liittyviä asioita hallintaan? Estävätkö tekijänoikeudet, käyttöoikeudet tai muut rajoitukset aineiston käyttämisen tai jakamisen?
3. Dokumentointi ja metatiedot
Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivaa ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten? Mitä metatietostandardeja, READMEtiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?
4. Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana
Minne aineistosi tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan? Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?
5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä
Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville? Mihin pitkällä aikavälillä arvokkaat tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi? Arvioi, kuinka paljon aikaa ja työtä tarvitaan aineiston valmistelemiseen julkaisua tai arkistointia varten.
Ota yhteyttä aineistonhallinnan asiantuntijoihin sähköpostilla datasupport@turkuamk.fi.
Autamme mielellämme!
Jokaisen ammattikorkeakouluyhteisön jäsenen on noudatettava aineistonhallinnassa tutkimuseettisiä ohjeita sekä huolehdittava luottamuksellisten tietojen suojaamisesta, tietoturvasta ja tietosuojasta lainsäädännön, hyvän tieteellisen käytännön sekä ammattikorkeakoulun antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Turun ammattikorkeakoulu on sitoutunut noudattamaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) ihmistieteellisten tutkimusalojen eettisiä periaatteita: Eettinen Ennakkoarviointi ihmistieteissä.
Tutustu Turun AMK:n Tutkimusetiikka-sivustoon Messissä.
Turun AMK:n aineistonhallinnan oppaan tekemisessä on hyödynnetty soveltuvin osin seuraavia oppaita:
Turun AMK:n aineistonhallinnan oppaan käyttöoikeudet:
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.