Aineiston jatkokäyttöön kannattaa varautua jo suunnitteluvaiheessa sekä aineistoa kerätessä ja analysoitaessa.
Kaikki merkittävät aineistonhallinnan toimet on pyrittävä tekemään projektin toteutusvaiheen aikana. Toimet on hyvä aikatauluttaa ja resursoida, jotta ne ehtii tekemään. TKI-toiminnassa syntyvän tutkimusaineiston omistajan tulee projektin päättymisenkin jälkeen viedä loppuun projektin aikana tehdyt päätökset aineiston mahdollisesta säilyttämisestä, tuhoamisesta, avaamisesta ja arkistoinnista. Varmista rahoituspäätöksestä tai konsortiosopimuksesta, mitä siinä on sovittu aineiston jatkokäytöstä/tuhoamisesta.
TKI-projektissa syntynyt aineisto on tärkeää saada hyötykäyttöön projektin tavoitteiden saavuttamisen jälkeen. Projektissa syntyneitä aineistoja voi uudelleenkäyttää esim. Turun AMK:n tutkimusryhmätoiminnassa ja koulutuksessa, tai avaamalla aineistot laajempaan jatkokäyttöön. Aineistojen käyttöastetta kannattaa seurata projektin päättymisen jälkeen.
TKI-projektissa syntyneen aineiston suhde arkistointiin on tällä hetkellä tulkinnanvarainen. Vaikka Kansallisarkisto on määritellyt aineistot arkistoitaviksi, tutkimusaineistoa ei ole aina tarkoituksenmukaista arkistoida (esim. sensoreiden keräämä data).
Jos aineiston säilytykselle tai jatkokäytölle ei ole tarvetta tai lupaa, aineisto tulee tuhota niin, ettei sitä pysty palauttamaan laitteen muistista. Tiedon lopulliseen hävittämiseen on olemassa erilaisia ohjelmia, jotka perustuvat esimerkiksi tietojen ylikirjoittamiseen tai kiintolevyn magnetointiin. Tallennusväline voidaan myös murskata mekaanisesti lukukelvottomaksi.
Tutkimusaineiston avaaminen tarkoittaa, että se jaetaan muiden käytettäväksi verkossa. Ota aineistoa avatessa huomioon ainakin seuraavat asiat:
Aineistojen jatkokäytön edistämiseksi avattavien aineistojen tulee olla FAIR-periaatteiden mukaisia. FAIR-periaatteita noudattava tutkimusaineisto on löydettävää (Findable), saavutettavaa (Accessible), yhteentoimivaa (Interoperable) ja uudelleenkäytettävää (Reusable).
Tutkimuksen aikana on hyvä kiinnittää erityistä huomiota aineiston kuvailuun esimerkiksi README-tiedostoon tai tutkimuspäiväkirjaan, sillä projektin ja aineistonhallinnan lopussa tarvittavia metatietoja on lähes mahdoton luoda tyhjästä. Metatiedot tulee luoda riippumatta siitä, avataanko varsinaista aineistoa vai ei, sillä metatietoja tarvitaan myös organisaation sisäisessä aineiston uudelleenkäytössä.
Vaikka varsinaista tutkimusaineistoa ei avattaisi uudelleenkäyttöön, pelkät metatiedot jakamalla voi kertoa kiinnostuksenkohteista sekä annetaan mahdollisuus ulkopuolisille tahoille pyytää lupaa aineiston käyttöön tai ehdottaa niihin perustuvaa yhteistyötä. Yleensä metatietojen avaaminen onnistuu, vaikka itse tutkimusaineistoa ei voisi avata. Varmista ennen metatietojen avaamista, että sille ei ole esteitä. Esimerkiksi yritysten kanssa toimiessa on hyvä pitää mielessä, että ne eivät välttämättä halua julkaista jonkin tietyn aiheen ympärillä tehtyä aineistotyötä.
Valmiin TKI-projektin aineiston metatiedot voi tallentaa Turun AMK:n Justus-palveluun, lisätietoa datasupport (at) turkuamk.fi.
Avoimen tieteen kehittyminen on vahvistanut itsenäisten data-artikkelien asemaa. Data-artikkeli on tekstiltään tavallista journal-artikkelia lyhyempi kuvaus artikkelin yhteydessä avatusta aineistosta. Sellaisenaan data-artikkeli on hyvä tapa saada aineistolle lisää näkyvyyttä perinteisen julkaisun muodossa. Samalla kannattaa myös harkita metodiblogin kirjoittamista – se on näppärä vaihtoehto TKI-prosessin dokumentoinnille ja osaltaan lisää merkittävästi TKI-aineiston uudelleenkäytettävyyttä.
Tässä oppaassa on Turun AMK:n ohjeet aineistonhallinnasta.
Opas on päivitetty syksyllä 2024.
Aineiston omistajuus ja käyttöoikeuksiin liittyvät asiat, ole yhteydessä AMK:n Sopimuspalveluihin.
Sopimukset ja sopimuspankki (Messi-intranet)
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä. Ei koske kuvia tai videoita, ellei erikseen mainittu.