Projektin aikana kertyy tyypillisesti paljon erilaista dataa ja muuta aineistoa. Jos projektissa on mukana useita henkilöitä ja tahoja, aineiston organisointitavoista ja säilyttämisestä on sovittava kaikkien kesken. Aineistojen tallennusohjeet auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken. Projektin avoimuuden periaatteisiin lukeutuvat myös avointen tutkimusmenetelmien ja avointen ohjelmistojen käyttäminen.
Hyvällä aineistojen organisoinnilla varmistat mm. sen, että
Tutkimusaineistonhallinnan toimintaperiaatteet Turun ammattikorkeakoulussa (PDF) laadittiin ja hyväksyttiin alkuvuonna 2018. Toimintaperiaatteiden kuvaavat ne toimet ja näkökulmat, jotka liittyvät ammattikorkeakouluympäristössä syntyvien aineistojen hallitsemisen läpi niiden koko elinkaaren.
Henkilötietojen tietosuojaan kuuluvat ihmisten yksityiselämän suoja ja muut sitä turvaavat oikeudet henkilötietoja käsiteltäessä.
Henkilötietolain 14§:ssä säädetään siitä, miten henkilötietoja voi käyttää tutkimuksessa.
Arkaluonteisen tietoja ovat tiedot, jotka koskevat
Arkaluonteista tietoa saa käsitellä vain Henkilötietolain 12 §:ssä määritellyissä tilanteissa, joihin sisältyy mm. sellaisten tietojen käsittely, joihin tutkittava on antanut suostumuksensa.
Tiedonlähteitä:
Jessica Parland-von Essenin kirjoitus henkilötietojen ja arkaluonteisen tiedon käsittelystä.
Portti-verkkolehti 21.9.2016
TKI-aineistojen systemaattisessa hallinnassa tulee ottaa huomioon seuraavaa:
• Mihin tallennetaan?
• Miten luodaan hyvä kansiorakenne, miten kansiot nimetään?
• Miten tiedostot ja niiden eri versiot nimetään?
• Mitä tallennusformaatteja käytetään?
• Miten käyttöoikeudet hallinnoidaan, esim. projektin sisällä ja sen jälkeen?
• Miten varmistetaan tietosuoja?
• Miten varmuuskopiointi hoidetaan?
• Miten tarpeeton aineisto ja väliaikaistiedostot poistetaan?
• Miten TKI-hankkeen / tutkimusprosessin kulku ja työmenetelmät dokumentoidaan / avataan?
Lähde: Tietoarkisto: Aineistonhallinnan käsikirja: Aineistonhallinnan suunnittelu
Projektin hyvällä dokumentoinnilla varmistetaan toistettavuus ja tiedonvälitys esim. projektin uusille työntekijöille. Muistiin yhteiseen työtilaan kannattaa esimerkiksi kirjata:
Tieteenalasta riippuen tähän on erilaisia käytäntöjä, joita kannattaa seurata. Datan yhteyteen voi vaikkapa luoda readme.txt-tiedoston, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu. Koodia voi tallentaa esimerkiksi sopivaan tietoarkistoon tai GitHubiin, jonne voi Zenodo-palvelun kautta saada DOI-tunnisteen.
Avoimessa tieteessä ja tutkimuksessa puhutaan ns. avoimen muistikirjan menetelmästä tai avoimesta tutkimuspäiväkirjasta (Open Notebook Science). Tällä tarkoitetaan hankkeen aineistonkeruun, mittaustulosten yms. avaamista julkiseen tarkasteluun jo toteuttamisvaiheessa. Tavoitteena on hankkeen läpinäkyvyyden varmistaminen.
Avoimuutta voidaan toteuttaa mm. erilaisilla sosiaalisen median välineillä, kuten blogilla, esimerkki avoimesta tutkimusblogista: http://nmrlipids.blogspot.fi/
Käytännön työkaluina voi käyttää esim. myös web-sivuja. Dokumentteja voi jakaa lisäksi erilaisten pilvipalveluiden kautta.
Avoimia tutkimuspäiväkirjoja Zenodossa
Ohjelmistojen ja tiedostoformaattien jatkuva muuttuminen on haasteellista tiedon säilyttämisen näkökulmasta. Tallennusformaattien valintaan tulee kiinnittää huomiota, jotta aineiston käytettävyys säilyisi mahdollisimman pitkään. Kokonaan ohjelmistoriippumattomia tallennusformaatteja ei kuitenkaan ole tarjolla. Tiedon siirtäminen formaatista toiseen ei yleensä onnistu täydellisesti, jotain tietoa saattaa hävitä, esim. tekstin muotoilut, taulukoiden tietosisältö, kuvien resoluutio ja äänenlaatu.
Käytettävyyden varmistamiseksi on suositeltavaa tallentaa yksi tiedostokopio sellaisessa muodossa, joka on mahdollisimman yleisesti käytössä ja jota useimmat eri ohjelmistot tukevat. Tällaisia ovat esimerkiksi:
Teksti: .txt, .odt., .rtf, .csv, PDF/A, .html, .xml
Kuvat: jpeg, tiff
Video: MPEG-4 (.mp4)
Ääni: FLAC
TKI-aineistojen tietoturva perustuu korkeakoulujen tietohallinnon järjestelmiin ja tietoturvaohjeistuksiin.
Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen aineiston käsittelyn ja säilytyksen aikana. Tietoturvaan sisältyy myös pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa. Säilyvyyden varmistamiseksi aineistot kannattaa tallentaa useaan eri paikkaan tai välineelle. Varsinaiset työ- ja varmuuskopiot on hyvä säilyttää erikseen.
Tutkimusmenetelmiä ovat mallit, ohjelmistot, työvuot ym., joilla tutkimustuloksia tuotetaan. Avoimuuden periaatteiden tulee kattaa myös tutkimusympäristö (tutkimusvälineet, laitteet ja hyödynnetyt palvelut), koska vasta silloin tutkimus on tarpeeksi läpinäkyvää muiden arvioitavaksi ja hyödynnettäväksi.